1. Wie is verantwoordelijk
Expira is een dienst van Michael Kleinjans, …, ingeschreven bij de KvK onder nummer 33202720, btw-id NL004891356B58. Michael Kleinjans is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Vragen over privacy stuur je naar ….
2. Welke gegevens we verwerken
- Accountgegevens: e-mailadres en naam van gebruikers en teamleden.
- Organisatiegegevens: bedrijfsnaam, adres, telefoonnummer, KvK- en btw-nummer, logo en herinneringsadres.
- Inhoud die je invoert: items, vervaldatums, notities en geüploade documenten zoals certificaten en keuringsrapporten.
- Betaalgegevens: abonnementsvorm, betaalstatus en een betaaltoken van MultiSafepay. Volledige kaart- of rekeninggegevens slaan wij niet op.
- Technische gegevens: IP-adres, browsergegevens en serverlogs.
3. Doelen en grondslagen
- Het leveren van Expira (overzicht, herinneringsmails, rapporten, documentscan): uitvoering van de overeenkomst.
- Facturering en betalingen: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke plicht.
- Beveiliging, foutopsporing en misbruikpreventie: gerechtvaardigd belang.
- Bewaren van administratie: wettelijke bewaarplicht (7 jaar).
We verkopen geen persoonsgegevens en sturen geen reclame namens derden.
4. Verwerkers
We schakelen deze partijen in, met wie verwerkersafspraken gelden:
- Supabase: database, opslag van documenten en inloggen.
- Vercel: hosting van de website en webapp.
- MultiSafepay: afhandeling van betalingen.
- Resend: verzenden van herinneringsmails en servicemails.
- Anthropic: uitlezen van een document wanneer jij de documentscan gebruikt. Het document wordt niet gebruikt om AI-modellen te trainen.
Sommige verwerkers zitten buiten de EER. Doorgifte gebeurt op basis van het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
5. Bewaartermijnen
Accountgegevens en ingevoerde inhoud bewaren we zolang je account bestaat. Na opzegging en verwijdering van je account wissen we die gegevens binnen 30 dagen, behalve factuur- en betaalgegevens die we wettelijk 7 jaar moeten bewaren. Serverlogs bewaren we maximaal 30 dagen.
6. Cookies
Expira gebruikt alleen functionele cookies die nodig zijn om in te loggen en de betaling te volgen. We gebruiken geen tracking- of advertentiecookies.
7. Beveiliging
Verbindingen zijn versleuteld (HTTPS). Gegevens staan in een database met toegangsregels per organisatie, zodat alleen jouw team jouw gegevens ziet.
8. Jouw rechten
Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Stuur je verzoek naar …; we reageren binnen een maand. Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
9. Wijzigingen
We kunnen deze verklaring aanpassen. De datum bovenaan laat zien wanneer dat voor het laatst gebeurde. Zie ook de algemene voorwaarden.